Las cuentas anuales son los documentos contables de una empresa que contienen su información financiera y que se elaboran anualmente. Se presentan dentro de los 30 días siguientes a la Junta General donde fueron aprobadas. No hacerlo es sancionable.

Aunque el régimen sancionador ya estaba regulado en el artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC), en enero de 2021 se publicó el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, para gestionar la tramitación de los expedientes sancionadores.

Plazo para resolver y notificar

En la disposición adicional undécima del RD 2/2021, se regula el régimen sancionador aplicable por el incumplimiento de la obligación del depósito de cuentas. 

El plazo total para resolver y notificar la resolución del procedimiento sancionador será de seis meses; a contar desde la adopción por parte del presidente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas del acuerdo de incoación. Sin perjuicio de la suspensión del procedimiento y de la posible ampliación del plazo y de los parciales previstos para los distintos trámites.

Sanciones

Las sanciones pueden ir desde los 1.200 euros a los 60.000 euros y cuando la sociedad o grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

Los criterios para determinar el importe de la sanción serán los siguientes:

1. La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
2. En caso de no aportar la declaración tributaria del apartado anterior, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
3. En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.

¿Qué información se incluye?

Las cuentas anuales muestran el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la sociedad.

Están formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

1. En el balance, se refleja la situación financiera de la empresa, mediante el activo (bienes y derechos que tiene la empresa), el pasivo (deudas y obligaciones de la empresa) y el patrimonio neto (parte residual de los activos de la empresa una vez deducidos los pasivos).
2. La cuenta de pérdidas y ganancias refleja los resultados del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al ejercicio.
3. El estado de cambios en el patrimonio neto refleja las variaciones o cambios que afectan al patrimonio neto durante un ejercicio económico.
4. El estado de flujos de efectivo informa sobre los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio según los cobros y los pagos.
5. La memoria amplía, completa y explica la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.

El estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no es obligatorio en el caso de presentar cuentas anuales en formato pyme o abreviado.

¿Cuál es el plazo de presentación? 

Se tendrá en cuenta la fecha de cierre del ejercicio social de la empresa, que por norma general, es el 31 de diciembre.

Una vez finalizado este periodo, la empresa dispone de un máximo de 3 meses tras la fecha del cierre para formular las cuentas anuales (si el ejercicio se cierra a 31 de diciembre, este plazo finaliza el 31 de marzo del año siguiente).

Posteriormente, tras la formulación de las cuentas anuales, se deberán aprobar mediante junta general ordinaria, que se celebrará dentro del plazo de 6 meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio social (si el ejercicio se cierra a 31 de diciembre, este plazo finaliza el 30 de junio del año siguiente).

El depósito de las cuentas anuales se realizará dentro del mes siguiente a la aprobación de dichas cuentas anuales. El cómputo de dicho plazo se ha de realizar de fecha a fecha (por ejemplo, si las cuentas se aprueban el 30 de junio, se deberán depositar en el registro como máximo el 30 de julio).

¿Además de la sanción hay algún otro impedimento?

Sí. Además de la sanción, el incumplimiento implica que la sociedad no podrá inscribir en el Registro Mercantil ningún documento excepto los siguientes:

1. Títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores.
2. Revocación o renuncia de poderes.
3. Disolución de la sociedad.
4. Nombramiento de liquidadores.